外贸单证品种繁多，既有贸易商自己缮制的，也有各国政府机关和第三方社会机构或服务商出具的。缮制单证需要细致耐心，更要熟悉国际贸易习惯和行业知识。

今天给大家汇总了外贸单证的种类与使用相关知识，详细齐全，赶紧收藏起来吧~

常见的外贸单证有：

1. 合同

CONTRACT是统称，买卖双方均可出具。如系卖方制作，可称为销售确认书，买方出具则可称为采购。

除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名址，签订时间、地点、交易货物品名、付款方式、违约责任以外，还可以根据不同产品的特点附加条款。

此外，正式的外贸合同，往往还有更详细的约定，比如信用证条件下的信用证开证要求，对各种不可抗力的规定等细则。

对于容易在装卸和储运过程中发生短缺的散货如矿产、粮农副产品等，合同中往往还会附加“溢短装”条款，即允许在合同总数量和金额的基础上，有若干幅度的差异，最后按照实际交货量来结算。

理论上，合同应该“一式两份，双方各执一份经签章的正本为凭”，可在外贸实务中不大苛求照搬执行，一般的传真件也就行了，作为备忘录。更多的还是依靠商业信用，以及预付款、信用证等实质的把控手段，合同本身反倒显得不重要了。

也正因为如此，一些国家的客户甚至制作固定合同，并留下“信用证开出后生效”等条款，进一步淡化合同的约束力，到处散发作为询价工具。碰到这样的合同，不必当真，预留时间，等到信用证收到再有所行动不迟。

2. 发票

或称商业发票。外贸的“发票”概念和国内的财务发票完全不同。

外贸发票是出口商自己制作、出具的文件，用于说明此票货物的品名、数量、单价、总值等，以及其他一些说明货物情况的内容。发票格式不拘，但必须包括上述要素，并全名落款。

发票必须注明一个发票号码（自己拟定），出票时间。可以按照需要一式几份，由若干正本和副本组成的，应注明“ORIGINAL”、“COPY”字样。

发票的末端通常有E.&O.E.字样，意为“有错当查”，即此份发票如有错漏允许更改。

3. 形式发票

形式发票的用处，一是类似于单方面合同，作为报价和确定交易的工具。一些国家的客户喜欢“确认形式发票”的形式作为合同。

因此，除了和商业发票相同的内容外，还可以根据需要在空白处以“REMARK”加注的形式增加条款，比如交货期等等，以进一步落实交易。

此外，对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易，客户也需要形式发票来做前期申请。在采用国际快递寄送货物的时候，也需要附上形式发票，作为快递公司统一报关计用。

4. 装箱单

与外贸发票对应，性质一样，主要用于说明货物的包装情况，如品名、数量、包装方式、毛重、体积。

视产品类别的需要还可以加上其他详细说明，如净重等。样式与发票相仿，只是不需要注明货物价值。通常也需要若干正本和副本。

5. 提单

提单就是货物交付货运公司以后，由货运公司出具的证明，用以代表物权，以及在目的地提货。每个船公司都有自己式样的提单，但内容则大同小异。提单是最核心单证，某种意义上就是货物的代表，货款的价值。

根据运输方式的不同，分为空运提单和海运提单及其他。但实务中以海运提单最为常见，空运提单次之。

提单由货运公司根据发货人提供的发货人和收货人名址、目的地、货物描述等相关数据来填制，经发货人确认无误后签章出具。

一般三正三副，任何一份正本均可提货。一经提货，其余两份即告失效。为防止提单在传递过程 中遗失，如果客户没有指明要求的话，可以只给客户一份或两份正本。

除了提单上的固定栏目外，海运提单在签发的时候还必须加注“上船时间”（ONBOARDDATE）字样，这是计算实际交货期的标准。

6. 装船通知

船开前或不迟于船开当日，由发货人出具给收货人的装船情况通知。格式不限，但应包括下列内容：收货人、发货人

7. 保险单

为防范国际货物运输中可能发生的毁损，对一些价值较高的货物，贸易商通常会办理保险。保险公司根据投保的险种开具保险单，作为货物单据之一。

海运货物保险的险别，分为基本险别和附加险别两类。

（1）基本险别有平安险、水渍险和一切险 三种。

（2）附加险别是基本险别责任的扩大和补充，它不能单独投保，附加险别有一般附加险和特别加险。

8. 商检证、质量证、重量证、卫生证等

根据产品的不同，根据国家规定或按照客户需求、行业习惯，部分商品出口必须经过国家检验检疫局强制并出具检验证书。根据检验项目的不同分为质量证、重量证、卫生证等。

出口必须检验的商品，厂商须先经过商检局备案登记。出口前，填制商品检验申请单（在商检局那里取得），将该商品的样品送至商检局检验。检验合格后，商检机关出具商品检验放行单，凭放行单方可报关出口。

除了国家商检局以外，也常见有客户委托第三方民间检验机构检验的。比如最著名的SGS检验公司，不少非洲和中南关注国家的贸易商因为本国进出口商品检验能力有限等各种原因而认可SGS检验。

SGS在我国广东、上海、青岛等地都有分支机构，可应客户要求办理检验，同时SGS现已与我国政府官方机构----国家商检局合作，由国家商检局指定中国进出口商品检验总公司（CCLS）代为办理装船前检验，辽宁、北京、天津、河北、山东、湖北、海、广东等地的CCLS有代理权签发SGS的检验报告。

实际上，很多商品的常规检验都包含了质量、重量、卫生、重金属等等检测项目，至于检验证书的名称是什么，则可根据客户的要求选择。即证书内容一样，标题不同罢了。